残業しないためには！毎日定時で帰るために必要な方法3選
カンガルー
カンガエルーが社会人を卒業するまでの日記
仕事が多すぎるのでこなせない！絶対的な原因と対策をガッツリご紹介
カンガルー
「仕事が多すぎるこなせない」という悩みを抱えている人はたくさんいます。仕事の山に埋もれる日々、本当に大切なタスクが見えづらくなっていませんか？
そんな時は、「やらなくていい仕事はやらずにしないでおく」勇気が必要です。
この記事では、仕事が多すぎてこなせない原因を解説し、本当に重要なタスクに集中できる対策方法をご紹介します。
もう、無駄な時間に振り回されることはありません。あなたの時間と労力を、最大限に活用するための戦略を、一緒に見つけ出しましょう。
Contents
記事を読むメリット
仕事が多すぎると起こること
仕事の残業に関しては昔と比べて働き方改革によって減っているのが現状です。
厚生労働省の「総実労働時間の推移」によると、年々総実労働時間（※総実労働時間とは、「所定内労働時間数」＝定時時間と「所定外労働時間」＝残業時間の合計）が減っていることがわかります。
しかし、あまり時間が減っていると感じたことがないのは私だけでしょうか？
そんなことはありませんよね。職場内でも、「時間がない」と言いながら仕事をしている人はかなり多いです。私自身、働いていて仕事量が多くて全然終わらないくて残業することを何度も経験しました。仕事が終わらないので残業をするか、無理やり仕事を終わらせるかの方法を強いられます。
労働時間は減っている分仕事が余計に減らなくなり、終わらない仕事にイライラしたり、悩んでしまうことはあるでしょう。
仕事のストレスについて興味深い資料があります。
厚生労働省の「令和4年「労働安全衛生調査（実態調査）」によると、仕事や職業生活における不安やストレスに関する事項の中で、「仕事の量」が最も多いことがわかっています。
仕事の量が原因でストレスや不安にも影響してしまうのです。それが積み重なると、鬱など仕事を長期的に休みことになってしまうことも考えられます。
どうすれば、仕事の量が多いときに、うまくこなすことができるの？
それは、仕事を上手に減らすことだよ
仕事量が多いときでも必ず「やらないといけない仕事」と「やらなくても良い仕事」があります。「やらなくても良い仕事」を減らして、「やらないといけない仕事」に集中するかどうかを”見極める”ことがカギになるのです。
これから紹介する解決方法は「やらないといけない仕事」を終わらせることに特化しています。「やらなくても良い仕事」に時間を取られないこと間違いなしです。
まずは、仕事量が多いときにこなすことができない原因を解説し、仕事量が多いときでもこなすことができる解決方法を具体的にしていきます。
「仕事量が多すぎてこなせない」と悩んでいる原因と対策法4選
仕事が多すぎてこないせないと悩んでいる人は多いことがわかったと思います。
仕事が多くて終わらない原因となっているのは以下の4つあります。
- 仕事量が多すぎる
- 完璧に終わらそうとしてしまう
- 仕事をなんでも引き受けてしまう
- 1人で抱え込む
僕も、すべて当てはまっていたよ
仕事が多すぎるてこなせないときの対処法は以下の4つあります。
- 重要な仕事を優先する
- ルールを作る
- 「引き受けるか」、「引き受けないか」を上手に見極める
- できる人に助けを求める
これから、原因に対しての解決方法も含めてそれぞれ解説していきます。
【原因】仕事量が多すぎる
仕事量が多すぎてこなせない時の原因の1つ目は、「仕事量が多すぎる」からです。
仕事量が多すぎると全然終わりが見えないことはありますよね。
僕も、仕事が多すぎて、残業ばかりしていたよ。
「週40時間の自由をつくる 超時間術」の中で、
が書かれていたので引用します。
・週25時間分の作業をこなす人は、週5時間分の作業をこなす人の生産性とほぼ変わらない。
・週35時間分の作業をこなす人は、週20時間分の作業をこなす人の生産性の半分しかない。
メンタリストDaiGo 週40時間の自由をつくる 超時間術 株式会社実務教育出版
仕事ができる、できないにかかわらず、仕事量が一定数を超えると生産性が落ちてしまうのです。
どうすれば、仕事量が多い時に仕事を終わらせるのことができるの？
それは、重要な仕事を優先することだよ
これから、「重要な仕事を優先する」ことで仕事量が多い時にこなすことができるのかを解説します。
【対策法】重要な仕事を優先する
どうして、重要な仕事を優先することが仕事をこなす対処法なの？
それは、重要な仕事が終われば仕事が終わるようになるからだよ
仕事をこなすためには重要な仕事を把握するための方法を紹介します。
縦軸に「重要度」、横軸に「緊急度」の2×2のマトリックスです。一度は優先順位を決めるときのツールとして見たことがないでしょうか？
自分の仕事内容を振り返ってみてください！仕事量が多いと言っている人の中でも、ほとんどの仕事が、重要度が高く、緊急度が高い仕事か重要度も低く、緊急度も低いに当てはまることが多いでしょう。
確かに、仕事量的には減りますが、なぜか、仕事が終わらないことが多いです。むしろ、逆に時間に余計に追われると感じることもあるでしょう。
仕事をこなすためには、どこを優先しないといけないの？
それは、右上の緊急度は低いが重要度が高い仕事だよ
と言われても、普通なら緊急度が高く、重要度が高い仕事が優先しないといけないと思いますよね？
確かに、場合によってはあることもあります。
ですが、ほとんどの場合、緊急度が高く、重要度が高い仕事は、自分以外の人が緊急度が高い場合が多いです。
なので、まず、自分の中で重要な仕事が何かを把握ためにマトリックを書いてみましょう。そして、書き終わったら、緊急度は高くないけど重要な仕事を後回しにするのではなく、優先的に取り組むことを心がけてください。そうすれば、仕事量が多いときでも、上手にこなすことができるのです。
今まで重要な仕事を優先していなかったよ
これからは、重要な仕事を把握して取り組んでみるよ
【原因】完璧に終わらそうとしてしまう
仕事量が多すぎてこなせない時の原因の2つ目は、「完璧に終わらそうとしてしまう 」からです。
上司に提出資料があるときに、「あれも必要、これも必要になる」と作業を進めて、気づけば残業していたことはありますよね。そうなると、他の作業がすぐ後ろの作業が迫ってくるように感じ、焦ってしまい、余計に終わりません。
僕も、作業が全然終わらず、毎日仕事に追われていたよ
提出資料を完璧にやればやるほど、必要以上に追加してしまうと目的を見失ってしまうことが多く、遠回しにしてゴールに向かうことになってしまいます。そうして、仕事が終わらなくなり、仕事を溜めてしまい、こなすことができなくなります。
どうすれば、完璧に終わらそうとしてしまうときに仕事を終わらせるのことができるの？
それは、ルールを作ることだよ
これから、「ルールを作る」ことで完璧に終わらそうとしてしまうときにこなすことができるのかを解説します。
3【対策法】ルールを作る
どうして、重要な仕事を優先することが仕事をこなす対処法なの？
それは、必要なこと以外しなくなるからだよ
仕事量が多いときにこなすためのオススメルールは以下の3つあります。
オススメルール
- やらないルール
- 80％ルール
- 締め切りルール
それぞれ1つずつ解説していきます。
1つ目は、「やらないルール」を決めること。
やらないルールは、重要なことが作業していることで最低限のラインを決めておくことです。
最低限のラインを決めておくことは、仕事を終わらせることにおいて、すごく重要になっていきます。なぜなら、やらないことを決めておくことでゴールに近づくことができるからです。
例えば、最低限のラインを決めておくことで、「ここまでこれば仕事を終わらすことができる」と明確にゴールが見えて必要なステップを踏むことができます。
そして、やらないことが増えれば増えるほど、やることが明確になり、仕事を完了させることができるのです。
2つ目は、「80％ルール」を決めること
80％ルールは、80％を完成として作業を進めることです。
どうして、100％じゃなくて80％なの？
それは、作業を完了させやすくなるからだよ
上司からは、完成形の提出を求められることが多いですよね。
ただ、振り返ってみても、100％で提出したつもりでも、完成から見たときに60％〜80％ぐらいの完成度だったことはありませんか？
実は、自分自身が100％で完璧だと思って提出しても、他の人から見たら100％ではないのです。
最近、アプリでもバージョンアップがよくあります。バージョンアップも一回提出してから良くない箇所を後から修正していきより使いやすくなっています。
もし、100%の完成を求めていたら、いまだに世に出ていないものばかりです。
なので、8割できたところで仕事を完了することを心がけましょう。すると、仕事が前よりも完了して終わることができます。
3つ目は、「締め切りルール」を決めること
締め切りルールは、締め切りを作ることですが、ある条件を追加しています。それは、期限が来たら完成していなくても終わらせることです。
締め切りがないとどれだけでも時間を使ってしまいますが、完成ことの方が多いです。
これは、パーキンソンの法則が原因になります。
パーキンソンの法則
パーキンソンの法則を簡単に言うと、時間が十分にあればあるほど、作業を完了するのにより長い時間を使う傾向があること
時間はあればあるほど使ってしまうので、締め切りを決めて、仕事をどんどん終わらせていきましょう。
ルールを決めると仕事をこなすことができるのはは驚いたよー
これからは、ルールを決めるよ
ルールは、自分の目的次第でカスタマイズできるのでオススメ
【原因】仕事をなんでも引き受けてしまう
仕事量が多すぎてこなせない時の原因の3つ目は、「仕事をなんでも引き受けてしまう 」からです。
これは職場でよく起こりますよね。上司から急にお願いされてしまい、断れずにそのまま引き受けてしまった経験は誰でも一度はあります。
僕も、何でも引き受けてしまったよ。
心の中では、「忙しいのに無理だよ」と思っても、口では「引き受けます」と言ってしまった。結果、仕事量が再び増えて、どんどん終わらなくなっていきます。
どうして、なんでも引き受けてしまうでしょうか？
なぜなら、
- 断ったら嫌われてしまうんじゃあないか
- 断ったら相手を失望させてしまうんじゃないか
など、考えてしまい、断れないことの方が圧倒的に多いからです。
仕事を断って相手に嫌な思いをされるより、相手のことを思って引き受けてしまいます。その後には、引き受けたことを後悔し、重要な仕事が犠牲になってしまうのです。
どうすれば、仕事をなんでも引き受けてしまうときに仕事を終わらせるのことができるの？
それは、「 引き受けるか」、「引き受けないか」を上手に見極めることだよ
これから、「「引き受けるか」、「引き受けないか」を上手に見極める」ことで仕事をなんでも引き受けてしまうときにこなすことかわできるのかを解説します。
【対策法】「引き受けるか」、「引き受けないか」を上手に見極める
どうして、「引き受けるか」、「引き受けないか」を上手に見極めるが仕事をこなす対処法なの？
それは、急に入る仕事をなくすからだよ
「引き受けるか」、「引き受けないか」を上手に見極めるためオススメのステップがあります。
ステップ1は、仕事を依頼されたときに「すぐに答えを出さない」こと
すぐに答えを出さない理由は、「衝動性」にあります。
衝動性
衝動性とは、「何かしたい」と思ったら、後先考えずに行動してしまうこと
衝動性を抑えられないと、突発的に仕事をお願いされたときに、衝動的に反応してしまい後悔だけが残ります。そうならないように、すぐに答えを出さないことで衝動的に反応して引き受けてしまうことをなくしてくれるのです。
ステップ2は、仕事を「引き受けるか」、「引き受けないか」を見極めること
仕事を「引き受けるか」、「引き受けないか」を見極めるときに、「その仕事は、重要な仕事なのか？」と自分に問いただしてください。
もし、それが「Yes」なら引き受ける、「No」なら引き受けないと決めておくと良いです。
重要な仕事が明確なほど、上手に判断することができます。そのときに、相手にどう思われるかは考えてしまうかもしれません。
しかし、重要な仕事が終わらないことの方が迷惑がかかってしまう恐れがあります。
なので、重要な仕事以外は勇気を持って断りましょう。
ステップ3は、重要な仕事以外を仕事を上手に断ること
仕事を上手に断るコツとして、「現状を伝える」ことです。
例えば、「できません」と断れると「どうして」となりますが、「今〜の仕事を進めています。そのような状態ですかそれでも引き受けた方がよろしいでしょうか？」と何をしているのかがわかり断ることができます。
もし、それでも「仕事を引き受けろ」と言われても、あらかじめできないことは伝えているので自分だけの責任ではなく、仕事を依頼した方にも責任がかかってくるのです。なので、簡単には仕事を依頼することはかなり減ります。
引き受けるならステップ2まで、引き受けないならステップ3まで順番に取り組んで仕事を上手にこなしていきましょう。
断っていいことがよく分かったよ
これからは、無理な仕事は引き受けないようにするよ
【原因】1人で抱え込む
仕事量が多すぎてこなせない時の原因の4つ目は、「1人で抱え込む」からです。
仕事を1人で抱え込んでしまって、どんどん遅くなってしまうことはよくあります。
僕も、1人でやって全然終わらなかったよ
なかなか自分から「手伝ってください」を言えないことが多いです。
なぜなら、
- 断れたらどうしよう
- 嫌な顔されて嫌われてしまうんじゃないのか
と思ってなかなかお願いすることができません。
また、それに加えて、だいたい聞きたい人も仕事量が多い場合がほとんどでなかなか聞ける状況ではありません。そして、わからない問題を自分の中だけ考えて、結局、終わらずに色々な人に迷惑をかけてしまいます。
どうすれば、1人で抱え込むときに仕事を終わらせるのことができるの？
それは、できる人に助けを求めることだよ
これから、「できる人に助けを求める」ことで1人で抱え込むときにこなすことができるのかを解説します。
【対策法】できる人に助けを求める
どうして、できる人に助けを求めることが仕事をこなす対処法なの？
それは、早く問題が解決するからだよ
どうして、できる人に聞けば早く問題が解決するのでしょうか？
その理由は、自分ができないことでもできる人なら答えを知っているからです。
上司に意見を聞いたり、資料を提出するのは、確認してもらうためですよね。上司は、経験も自分よりもあるので、答えを知ってる場合が多いです。
自分で考えて1時間かかることが、上司に教えてもらって15分で終わることもよくあります。
私自身も経験しました。私自身、ほとんど今まで聞くことができず、1人で抱え込んでいまし。ある時、大事な発表の資料が自分の中で言葉や内容がどうしても決まらないときに、勇気を出して上司に相談してみました。すると、言われた箇所を修正していくと、30分くらいで資料が完成しました。
できる人に頼ることは、仕事量が多いときにすごく役に立ちます。
ただ、できる人に頼ることは理解できたが、どのようにお願いするのかが悩みどころですよね？
そんなときに、仕事をお願いするときのオススメな方法があります。
それは、「お願いしたいことがある」と尋ねてからお願いすること
それだけでは全然変わらないと思ったかもしれませんが、「人に頼む技術 コロンビア大学の嫌な顔されずに人を動かす科学」の中で、面白い実験が記述してありました。
実験内容
- 事前に「ちょとお願いがあるのですが」と尋ねてから頼み事を言うか
- いきなり頼み事を言うか
が書かれていたので引用します。
二番目の方法（本題に入る前に、協力してくれるかどうかを尋ねる）での通勤者のアンケート記入への協力率は八四パーセントでしたが、一番目の方法（いきなり本題を頼む）ではわずか五七パーセントでした。
ハイディ・グラント 人に頼む技術 コロンビア大学の嫌な顔されずに人を動かす科学 株式会社徳間書店
また、この実験結果から、
「どうして、「お願いしたいことがある」と尋ねてから頼む方が協力する確率が高くなるのか」
記述があります。
約束をすることでr、「ノー」と言うことへの抵抗が強まるからです。善良な人間は親切にあるべきだという考えに加えて、目の前の相手に協力すると言ったばかりなので、その言葉を守ろうとする心理も働きます。この時点で、かなり頼み事を断りにくい状況がつくられているのです。
ハイディ・グラント 人に頼む技術 コロンビア大学の嫌な顔されずに人を動かす科学 株式会社徳間書店
仕事のお願いする前に、「お願いしたいことがある」と事前に伝えるだけでも協力率が上がるので試してみましょう。
できる人に助けを求めるのは驚いたよー
これからは、どんどんできる人に助けを求めてみるよー
まとめ
今回は、「仕事が多すぎるこなせないと悩むあなたへ！原因と対策法4選」をご紹介しました。
「仕事が多すぎるこなせない」と悩んでいた人でも、対策法を使うことで、忙しいと思うことを卒業することができます。
最後にご紹介したポイントを下の図解でまとめました。
ぜひ、4つ方法を活用して実際に行動してみましょう！
