仕事を早く終わらせる仕事術3選！1つ1つの作業が超劇的に早くなる
カンガルー
カンガエルーが社会人を卒業するまでの日記
残業しないためには！毎日定時で帰るために必要な方法3選
カンガルー
毎日残業せずに定時で帰りたいと思っているのに、いつも通り仕事が終わらず残業してしまうことははありますよね。
僕は、前まで、定時で帰れるのは月に数回ぐらいで、ほぼ毎日残業するのが当たり前でした。重要ではない仕事に追われて、重要な仕事は残業からスタート。。。定時を過ぎても「今日も残業すればいいや」と残業するのが当たり前の日々。。。
そんなときに、いつも残業して残っている時間を他のやりたいことに使いたいと思うようになり、「どうすれば、残業しないで定時で帰れるか」と考えました。まずは、「帰る時間を設定する」という簡単な目標にしたら、なんと、帰る時間に帰れたのです。
それをキッカケに残業しないようにする方法をあれこれ調べて実践していくと、月に数回しか定時で帰れなかったのが、毎日定時で帰れるようになったのです。
今回はそんな私が変われたポイントを、残業しないための方法、残業してしまう原因として詳しくお伝えしていきます。ぜひ、一緒に見ていきましょう。
これから、残業しないための方法3選ご紹介していきます。
Contents
この記事を読むメリット
毎日定時で帰るためには！残業しないための方法3選
さて、本題の残業しないための方法ですが、巷では本当に様々なやり方がささやかれていますよね。
それぞれに大いに意味があると思ってはいるのですが、私があれこれトライして特に効果が良かったものに絞るとその方法は以下の3つに集約されます。
- 終わる時間を決める
- 必要ない修正をやめる
- メールの見る回数を限定する
シンプルな様で絶大な効果があるのがこれらのやり方です。
1つ1つ詳しく解説していきますので、一緒に見ていきましょう。
仕事の終わる時間を決める
普段は仕事が終わらないのに、予定が入っているときは、なぜか終わりやすいですよね。
僕も、予定があるときは終わったよ
どうして、予定があると終わるの？
それは、仕事の終わる時間を決めているからだよ
終わる時間を決めたからといって、定時に終わらないと思いますよね
しかし、仕事を終わる時間を決めることで、終わる時間に間に合わせようとするので、仕事効率が高まるのです。
例えば、普段は残業している人でも、予定が入っていたら、予定に間に合わせるために、予定に間に合わせるためにやりますよね。
予定に間に合わせるために集中力が上がることを「締切り効果」と言います。
締切り効果を簡単にまとめると、締め切りの時間を守るために、エネルギーを集中させ、ひとつのことに没頭させることを言います。
仕事の終わる時間を決めることで、締切り効果が発揮されて、仕事効率も上がり、仕事が終わるようになるのです。
「神・時間術」の中で、
が書かれていたので引用します。
締め切りを設定して、それを厳守するだけで集中力が高まり、仕事効率がアップする。
樺沢紫苑 神・時間術 大和書房
終わる時間を決めれば集中力が上がるのは驚いたよー
これからは、終わる時間を必ず決めるよ
必要ない修正をやめる
資料を作っているときに、修正するのに時間がかかってしまい、業務が終わらないことありますね。
僕も、全然終わらなかったよ
どうすれば、業務が終わるようになるの？
それは、必要ない修正をやめることことだよ
必要ない修正をやめたからといって、残業しなくなるとは思いますよね
しかし、必要ない修正をやめることで、余計な手段を増やすことがなくなり、必要なことに集中して取り組むことができるのです。
例えば、良い資料を作りたいと思って、どんどん良い文章や良い写真を入れるのではなく、「完成させるために何をしないといけないのか」と考えると、不要ない修正をしなくなり、作業が完成しますよね。
必要ない修正をやめることで、余計なステップを追加することがなくなり、重要な仕事に集中できるので、業務が終わるようになるのです。
「エフォートレス思考 努力を最小化して成果を最大化する」の中で、
が書かれていたので引用します。
不要なステップを排除すれば、重要なプロジェクトに全力を注ぐことができる。どんな分野にもいえることだが、価値のない余計なものを付け加えるよりも、完成させるほうがはるかにいい
グレッグ・マキューン エフォートレス思考 努力を最小化して成果を最大化する 株式会社かんき出版
必要ないことやらないと残業しないのは驚いたよ
これからは、必要ないことをやめるよ
メールの見る回数を減らす
メールの返信していたら時間がかなりかかり、仕事がどんどん遅れてしまったことはありますよね。
僕も、どんどん遅れていったよ
どうすれば、メールの時間を減らせるの？
それは、メールの見る回数を減らすことだよ
メールの見る回数を減らしたところで、メールの見る時間は減らないと思いますよね。
しかし、メールの見る回数を減らすと、メールを使う時間が減るのです。
例えば、メールの見る回数を3回に限定すると、「3回しか見れないのでしっかり見ておこう」と1回に見る時間に集中し、メールを処理効率が上がりますよね。
メールの見る回数を限定することで、メールの処理効率が上がるだけでなく、1回に集中してメールを見るので時間が減り、残業しないようになるのです。
「時間術大全」の中で、
が書かれていたので引用します。
メールチェックの回数を減らした人は、処理の効率が上がった。チェックの回数を1日3回に限定したところ、その週、ふだんとほぼ同数のメールに返信したが、所要時間は20%少なかった。
ジェイク・ナップ、ジョン・ゼラッキー 時間術大全 ダイヤモンド社
メールの見る回数を減らすだけで時間が作れるのは驚いたよ
これからは、メールの見る回数を限定するよ
仕事が終わらない！残業してしまう原因3選
定時で帰りたいのに、自分の仕事がなかなか終わらず残業してしまうことはありますよね。
自分の仕事がなかなか終わらない中で、特に仕事が全然終わらずに残業してしまう原因は以下の3つに絞られます。
- 終わる時間を決めていない
- 作業を修正をし過ぎる
- 6割の時間を仕事のための仕事に使っている
残業してしまう原因となる行動をすると、残業をしてしまう可能性が高くなるので、注意深く見ていきましょう。
終わる時間を決めていない
残業する人は、仕事が定時までに仕事が終わらないことが多いですよね。
僕も、よく残業していたよ
どうして、定時までに仕事が終わらないの？
それは、終わる時間を決めていないからだよ
終わる時間を決めていなくても仕事は終わると思いますよね。
しかし、始めから終わる時間を決めていないと「今日も残業すればいいや」と思い、仕事をだらだらしてしまうのです。
例えば、定時の1時間前に「終わらない」と思ってしまうとやる気がなくなってしまいますよね。
終わる時間を決めていないと、「残業すればいいや」と考えてしまい、作業の効率や集中力も高まらず、残業してしまうのです。
「神・時間術」の中で、
が書かれていたので引用します。
「仕事が終わらなければ、残業すればいいや」と最初から思っているから、いつまで経っても集中力が高まらず、効率も上がらず、無意識にだらだらと仕事をしてしまいます。
樺沢紫苑 神・時間術 大和書房
作業を修正をし過ぎる
資料を作るときに、納得いくまで修正し過ぎて、作業が全然終わらず残業したことはありますよね。
僕も、全然作業が終わらなかったよ
どうして、修正していると作業が終わらないの？
それは、修正し過ぎるからだよ
修正すればするほど良い資料が早くできると思いますよね。
しかし、修正し過ぎると、手間ばかり増えて、作業が全然完成しないのです。
例えば、良い資料を作ろうとしたときに、「あれも入れた方がいんじゃないか」と思って、どんどん追加してしまい、資料が全然完成しませんよね。
修正をし過ぎると、修正に多くの時間と手間がかかってしまい、作業が全然終わらないので残業してしまうのです。
「エフォートレス思考 努力を最小化して成果を最大化する」の中で、
が書かれていたので引用します。
本を書くのも、プレゼンを準備するのも、船を作るのも同じだ。修正しようと思えば、いくらでもできる。だがあるポイントで完了させないと、あとは手間ばかりかかって効果はほとんど得られない。修正にかかるコストが、それによって得られるリターンを上回ってしまうのだ。
グレッグ・マキューン エフォートレス思考 努力を最小化して成果を最大化する 株式会社かんき出版
6割の時間を仕事のための仕事に使っている
「メールが返すこと」や「電話すること」が大変で、本来やらないといけない業務がなかなか進みませんよね。
僕も、なかなか進まなかったよ
どうして、本来とやらないといけないことができないの？
それは、ほとんどが本来の仕事のために使っているからだよ
全体的にメールを返すことや電話をする時間は少ないと思いますよね。
しかし、6割は連絡や調整などの、仕事のための仕事の時間に費やされているのです。
例えば、本来はプレゼンに使う資料を作らないといけないのに、メールや電話に時間を取られて進みませんよね。
本来やらないといけない仕事は、全体の4割の時間しか使われていなくて、残りの6割は、仕事のための仕事に使われているので、仕事が終わらずに残業してしまうのです。
「時間術大全」の中で、
が書かれていたので引用します。
オフィスワーカーが本来の仕事にかける時間は全体の39%に過ぎず、残りの61%の時間は連絡や調整、つまり仕事のための仕事に費やされ、メールがその半分を占めていた
ジェイク・ナップ、ジョン・ゼラッキー 時間術大全 ダイヤモンド社
残業してしまう原因3選解説しました。
残業してしまうを理解したことで、残業しない確率が上がります。
残業せずに定時で帰ろうとしても、上司や同僚から仕事を頼まれることはありますよね。定時になっているから簡単に断ると思いますが、実は、ほとんどの人は、相手を喜ばせるためによく考えずに引き受けてしまうのです。
これから、相手を喜ばせるためによく考えずに引き受けてしまう原因を解説していきます。
相手を喜ばせるためによく考えずに引き受けてしまう
定時で帰るときに仕事を依頼されて、断われずに残業したことはあると思います。
僕も、なかなか断れなかったよー
どうして、断れずに引き受けてしまうの？
それは、相手を喜ばせるためによく考えずに引き受けてしまううだからだよ
「定時で帰りたい」と思っていれば、仕事の依頼を簡単に断れると思いますよね
しかし、周囲の期待とプレッシャーに負けて、よく考えずに引き受けてしまうのです。
例えば、自分の仕事が終わって帰るときに、自分には関係のない仕事でも、先輩から「この仕事やってくれないか」と頼まれると「自分を頼ってくれているからやらないといけない」と思って、引き受けてしまいますよね。
定時で帰れるときに仕事の依頼がきたときに、相手を喜ばせるためによく考えずに引き受けて残業してしまうのです。
「エッセンシャル思考」の中で、
が書かれていたので引用します。
周囲の期待とプレッシャーに負けて、不本意なイエスを言ってしまう。よく考えもせず、相手を喜ばせるためだけに仕事を引き受ける。
グレッグ・マキューン エッセンシャル思考 最小の時間で成果を最大にする 株式会社かんき出版
相手を喜ばせるためだなにも考えずに引き受けてしまうのは驚きですね。
実際、帰るときに仕事の依頼がきたときに、すべて引き受けていると、時間がいくらあっても足りませんよね。
残業せずに毎日定時で帰るためには、仕事を引き受けるかの線引きを決めておくことが大事になってきます。
これから、残業せずに毎日定時で帰るために、仕事を引き受けるかの線引きを決めておくことが大事なのかを解説していきます。
仕事を引き受けるかの線引きを決めておく
帰る前に仕事の依頼が来ても、重要なことを知っていれば断ることもできますよね。
僕は、断れなかったよ
どうすれば、仕事を断ることができるの？
それは、仕事を引き受けるかの線引きを決めておくことだよ
仕事を引き受けるかの線引きを決めていても、仕事の依頼が実際に来たときに、「すべて引き受け入れないといけない」と思いますよね。
しかし、仕事を引き受けるかの線引きを決めておくことで、本当に重要ではないすべての仕事を上手に断ることができるのです。
例えば、仕事を引き受けるのかの線引きを決めておけば、残業してまでやる重要なことではないときに、仕事の依頼を上手に断ることができ、残業をしなくてすみますよね。
仕事を引き受けるかの線引きを決めておくことで、重要な仕事以外を上手に断ることができ、残業をしないで定時で帰ることができるのです。
「エッセンシャル思考」の中で、
が書かれていたので引用します。
本当に重要なことをやるために、本質的でない依頼を断るのだ。肝心なのは、絶対にやるべきこと以外のすべてに対して、上手にノーと言うことである。
グレッグ・マキューン エッセンシャル思考 最小の時間で成果を最大にする 株式会社かんき出版
仕事を引き受けるかの線引きが明確なほど簡単に断ることができるのでオススメ
仕事を断ることはとても難しいですが、定時で帰るために勇気を持って、やらなくて良い仕事を断ってみましょう。
まとめ
今回は、「残業しないためには！毎日定時で帰るために必要な方法3選」をご紹介しました。
残業が終わらなかった人は、このテクニックを使えば残業しないで定時で帰る可能性がかなり高くなります。
最後にご紹介したポイントを下の図解でまとめました。
ぜひ、テックニックを活用して仕事を早く終わらせましょう。
